Informatización y/o Digitalización
Informatización
La realización de un Análisis de Informatización previo será imprescindible para lograr que el sistema de informatización se ajuste a las necesidades reales de la entidad y alcance los objetivos de rentabilidad perseguidos.
Un proceso de informatización correctamente implantado permitirá:
- Agilizar el acceso y localización de documentos.
- Facilitar y asegurar el control de préstamo y devolución de documentos archivados.
- Automatizar y controlar los expurgos y transferencias de documentación.
- Facilitar datos estadísticos de gestión, por ejemplo crecimiento del archivo, estadísticas de consultas, nivel de ocupación…
- Obtener un aumento de control y seguridad y una mayor capacidad de gestión y servicio.
Digitalización
La digitalización le ofrece la posibilidad de un tratamiento electrónico de su documentación, trasladándola a otros soportes que permitan una gran capacidad de almacenamiento y una recuperación rápida de la información.
La digitalización resulta altamente rentable en documentación con grandes ratios de consulta o en documentos concurrentes a varios departamentos.
Es fundamental, antes de llevar a cabo un proceso de digitalización, realizar un Análisis de Digitalización previo donde se estudien las series documentales más consultadas, la inversión prevista y las posibilidades reales de amortización.
Un proceso de digitalización correctamente gestionado aportará a cualquier entidad importantes ventajas:
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- Reducción de volumen y espacio.
- Integración con los sistemas informáticos.
- Inmovilización de los documentos en papel.
- Alta velocidad de recuperación.
- Facilidad de duplicación y distribución.
- Calidad de recuperación.
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